PERENCANAAN
PROGRAM KERJA HUMAS (PUBLIC RELATIONS)
Praktis humas senantiasa dihadapakan
pada tantangan dan harus menangani berbagai macam fakta yang sebenarnya,
terlepas dari apakah fakta itu hitam, putih, abu-abu. Perkembangan komunikasi
tidak memungkinkan lagi bagi suatu organisasi untuk menutup-nutupi suaatu
fakta.
adapun alasan
dilakukannya perencanaan humas sebagai berikut.
1. Untuk menempatkan target-target operasi humas
yang nantinya akan menjadi tolak ukur atas segenap hasil yang diperoleh.
2. Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan
berbagai biaya yang diperlukan.
3. Untuk memilih prioritas-prioritas yang paling
pentin guna menentukan
- jumlah program
- waktu yang
diperlukan guna melaksanakan segenap program humas yang telah diprioritaskan
tersebut.
4. untuk
menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam
rangka menapai tujuan-tujuan tertentu sesuai jumlah
kualitasnya.
PROSES PERENCANAAN
PROGRAM KERJA
Pada
dasarnya tujuan umum dari program kerja dan berbagai aktivitas Public Relations
atau Humas dilapangan adalah cara menciptakan hubungan harmonis antara
organisasi/prusahaan yang diwakilinya dengan publiknyaatau khalayak terkait.
Tujuan
dari proses perencanaan program kerja untuk mengelolah berbagai aktivitas
PR/Humas tersebut dapat diwujudkan jika terorganisir dengan baik melalui
manajemen humas yang dikelolah secara profesional dan dapat
dipertanggungjawabkan hasil sasarannya.
Scott
M. Cultip & Allen H.Center ( Prentice-Hall, Inc.1982:139), menyatakan bahwa
proses perencanaan program kerja humas melalui “proses empat tahapan atau
langkah-langkah pokok” yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program
kerja kehumasan adalah sebagai berikut.
1. Penelitian
dan mendengarkan ( Research-listening)
Pada
tahap ini, akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung
dengan kepentingan organisasi. Penemuan fakta dilakukan untuk mengetahui apakah
opini, sikap dan reaksi (situasi dan pendapat) dalam masyarakat menunjang atau
justru menghambat organisasi, instansi atau perusahaan yaitu what’s
our problem? ( apa yang akan menjadi problem kita) .
2. Perencanaan
dan Mengambil Keputusan (Planning – Decision)
Perencanaan
merupakan tahap yang cukup penting, karena menghubungkan kegiatan komunikasi
dengan kepentingan organisasi/perusahaan. Dalam tahap ini yang merupakan
kelanjutan dari tahap fact finding – atas dasar hasil
penelitiannya, seorang petugas humas merencanakan bagaimana sebaiknya dengan
memperhatikan faktor-faktor psikologis, sosiologis, keadaan sosial, ekonomi
politik – pesan dari komunikator dirumuskan agar dapat mencapai tujuannya.
3. Komunikasi
– Pelaksanaan (Communication – Action)
Tahapan
komunikasi tidak terlepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan
dan apa yang dikomunikasikan sehingga menimbulkan kesan-kesan yang secara
efektif mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi dalam
upaya memberikan dukungan sepenuhnya. Bagaimana mengkomunikasikan sesuatu dan
apa yang dikomunikasikan, sebenarnya tidak terlepas dari tujuan yang hendak
dicapai melalui kegiatan kehumasan . Suatu program komunikasi menyangkut
pilihan-pilihan terhadap saluran komunikasi yang akan digunakan dalam
berkomunikasi dengan publik sasaran. Untuk itu, pilihan media atau saluran
komunikasi tergantung pada publik sasaran. Pilihan media saluran dipengaruhi
oleh antara lain faktor ketersedian media, biaya, ketrampilan komunikasi,
publik sasaran dan tujuan komunikasi. Selain pilihan media/ saluran
komunikasi, dalam program komunikasi, perlu juga ditentukan jenis pesan dan
tema2 yang harus ditonjolkan. Selain itu menurut Ngurah (1999) , implementasi
program kehumasan dilakukan tidak hanya dengan program komunikasi, tetapi juga program
tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi . Kedua cara
tersebut perlu dilakukan karena masalah hubungan perusahaan dengan publik tidak
saja disebabkan kesalahan berkomunikasi tetapi juga faktor-faktor non
komunikasi (kesalahan berperilaku, membuat kebijakan, dll.). Karena masalah
kehumasan bisa disebabkan faktor komunikasi dan non komunikasi, maka Humas
perlu mengusulkan program tindakan untuk menunjang penyelesaian masalah.
Sebagai contoh untuk melakukan sebuah program kampanye kebersihan, program
tindakan (menunjang) yang perlu dilakukan adalah antara lain penyediaan tong
sampah ditempat umum dan pengangkutan sampah.
4. Evaluasi
(Evaluation).
Setelah komunikasi dilaksanakan, maka sesuatu
organisasi tentu ingin mengetahui dampak atau pengaruhnya terhadap publik atau
khalayak. Pada tahapan ini humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari
program-program kerja atau aktivitas humas lainnya yang telah dilaksanakan,
serta keefektivitasan dari teknik-teknik manajemen, dan komunikasi yang telah
dipergunakan.
How
did we do? ( bagaimana yang telah kita lakukan )
Tiap
tahapan dari keempat tahapan yang disebutkan diatas saling berkaitan erat satu
dengan yang lainnya. Artinya tahapan satu dengan yang lainnya saling
berhubungan erat dan tidak dapat dipisah-pisahkan ( lihat lampiran ). Dalam
proses 4 tahapan tersebut tergambar “plan your work, and work your plan,”
rencana kerja anda , dan kerjakan lan rencana anda .
|
Proses
kerja PR merupakan satu kesatuan perencanaan yang secara sirkuler terus-menerus
berlangsung. Melalui observasi yang pernah dilakukan, diketahui bahwa proses
analisis-sintetis-komunikasi-interpretasi dari kerja PR, merupakan proses yang
berkesinambungan dalam bentuk spiral dan sering kali tumpang-tindih antara satu
dengan yang lainnya.
Kalau diuraikan dan
digambarkan maka lingkaran dan langkah-langkah kegiatan humas adalah sebagai
berikut:
1.
Menganalisis perilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan
2.
Menentukan dan memahami secara benar perilaku tiap-tiap kelompok terhadap
organisasi.
3.
Menganalisis tingkat opini publik, baik yang intern maupun yang ekstern.
4.
Mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah-masalah yang potensial,
kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.
5.
Menentukan formulasi dan merumuskan kebijakan-kebijakan
6.
Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah
perilaku kelompok masyarakat sasaran
7.
Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang
telah direncanakan
8.
Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan
penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan.(Lihat Lampiran)
Komentar
Posting Komentar